De universele rapportage komt in de plaats van de rapportages:

• bezettingsgraad
• openstaande vraag versus resterende beschikbaarheid
• volledige vraag versus reële beschikbaarheid

Algemeen

De rapportages zijn universeel opgezet. Dat houdt in dat er door de gebruiker diverse type datasets kunnen worden toegevoegd aan een rapportage.

Elk type dataset kan één of meerdere keren worden toegevoegd. Elke toegevoegde dataset heeft weer z'n eigen filters beschikbaar.

Aanmaken, wijzigen en verwijderen

Iedere gebruiker kan z'n eigen rapportage(s) aanmaken en opslaan. Het is ook mogelijk om een rapportage te delen met alle andere gebruikers, zodat zij ook de rapportage kunnen aanpassen en uitvoeren.

De omschrijving van de opgeslagen rapportage worden getoond in het selectieveld (Rapportages).

Als een rapportage wordt aangeklikt, dan worden alle instellingen en datasets geladen.

Als de bovenste optie (Rapportages) wordt geselecteerd, dan worden alle instellingen en datasets gewist en kunt u met een nieuwe rapportage beginnen.

Instellingen

In het instellingen gedeelte moeten de basisgegevens van de rapportage worden ingevuld.

• veld "Omschrijving": deze omschrijving wordt bij opslaan (via de "+button of ""opslaan-button") aangeboden in het rolluik "[Opgeslagen rapportages]".
• checkbox "Delen met andere gebruikers". Als je opslaat (via de "+button" of "opslaan-button) en deze checkbox is aangezet, dan wordt deze rapportage bij ALLE gebruikers aangeboden.
  Roep je een "[Opgeslagen rapportages]" op LET DAN OP of de checkbox "Delen met andere gebruikers" aanstaat. Wijzig je een rapportage waarbij de checkbox "Delen met andere gebruikers" aanstaat, dan is die rapportage dus voor IEDEREEN gewijzigd."
  N.B.: heb je een rapportage opgeroepen waarbij de checkbox  "Delen met andere gebruikers" aanstaat, dan kun je deze rapportage in jouw gebruikerskaart opslaan door de checkbox  "Delen met andere gebruikers" uit te zetten, het veld "Omschrijving"  te wijzigen in een voor jou herkenbare omschrijving en opslaan via de "+ button".
   "Delen met andere gebruikers" geeft dus de mogelijkheid aan andere gebruikers om even snel een kopietje te trekken van de gedeelde rapportage, waarbij het kopietje alleen in jouw gebruikerskaart is op te roepen.
• veld "Periode": hiermee kun je diverse periode settings selecteren.
• veld "Groeperen per": selecteer dag, week, maand of jaar.
• veld "Startdatum": leg het bereik vast.
• veld "Einddatum": leg het bereik vast.
• veld "Datalabels tonen": staat standaard op ja.
• veld "Eenheid": staat standaard op Uren. Je kunt dit wijzigen naar bijvoorbeeld "FTE". Let op bij FTE het veld "Eenheid grootte" op 40, 36 of 32  zetten.
• veld "Eenheid grootte": staat standaard op 1.
  
  
  
  
  
  
  
  
• Als je jouw rapportage alleen in jouw gebruikerskaart wilt opslaan: 
  • wijzig veld "Omschrijving" naar een unieke voor jouw herkenbare omschrijving
  • zorg ervoor dat de checkbox "Delen met andere gebruikers" uit is gezet
  • klik op de "-button".
• Klik op de button "help" en wiki.visibox.nl start op met de nadere toelichting voor de universele rapportage.
• Klik op de -button als de de gewijzigde rapportage wilt opslaan
  
  
  
  
  
  

• klik op de button "Nieuwe dataset toevoegen".
• Dan wordt bovenstaand pop-up scherm aangeboden.
• Selecteer de gewenste dataset.
• Klok op de OK-button
• Plaatje hieronder: via het "stopbord" kun je de dataset verwijderen; via het "potloodje" kun je het type rapportage, stapelen van de rapportage, het resource type en dataset type wijzigen
  • selecteer het TYPE (lijn, staaf of vlak): standaard lijn.
  • selecteer STAPELEN: standaard op 0; als dezelfde dataset 2 of meerdere keren wordt geselecteerd, dan wordt bij "stapelen = 0" bij TYPE staaf en vlak OP ELKAAR GESTAPELD.
  • selecteer RESOURCE TYPE: standaard resource type personeel
  • selecteer DATASET TYPE: hier kun je het data set type wijzigen
    
    
    
    
    

1. klik op rolluik "Filters selecteren"
2. klik op de getoonde filtergroep
3. selecteer de filters binnen de filtergroep

• selecteer de gewenste filtervelden
• leg filters
• klik op de button "ververs"

LIJN

STAAF

VLAK

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Verdiepende uitleg omtrent de toegepaste filters project-BU/Werkmij/afdeling/vestiging etc, personeels-BU/Werkmij/afdeling/vestiging etc, project-competenties en personeel-competenties:

Een vraagregel is gekoppeld aan een BU/Werkmij/afdeling/vestiging.
Bij het leggen van het hetzelfde filter BU/Werkmij/afdeling/vestiging aan de vraag-zijde en aan de personeel-zijde, krijg je onevenwichtigheden in de rapportage "Resterende vraag versus resterende beschikbaarheid" en "Volledige vraag versus capaciteit", als  je een medewerker toekent van een andere BU/Werkmij/afdeling/vestiging dan in de vraagregel vastligt.

Als in een vraagplanblokje een project-competentie wordt vastgelegd, dan dien je daar ook een medewerker met dezelfde personeel-competentie op toe te kennen.
Doe je dat niet, dan krijg je onevenwichtigheden in de rapportage "Resterende vraag versus resterende beschikbaarheid" en  "Volledige vraag versus capaciteit". 
En wel hierom: als je hetzelfde filter project-competentie en personeel-competentie toepast aan de vraag-zijde en personeel-zijde, dan geeft de rapportage niet het juiste beeld (omdat medewerkers op andere competenties zijn toegekend, dan ze zelf bezitten).

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

• dataset toekenningen (als de resource op "niet tonen op planbord" wordt gezet, dan worden de toekenningen op projecten, afwezigheden, beschikbaarheid en activiteiten van die resource niet meegeteld) 
  (personeel en steekproef entiteit 1): getest met alle filters en combinatie van filters: 
  • dag
  • week
  • maand
  • jaar
    N.B.: toekenningen van voorgedefinieerde projecten niet meenemen in rapportages
    N.B.: kruis-toekenningen tellen niet mee in de rapportage
    
    
    
  dataset volledige beschikbaarheid (als de resource op "niet tonen op planbord" wordt gezet, dan wordt de volledige beschikbaarheid van die resource niet meegeteld) 
  (personeel en steekproef entiteit 1): getest met alle filters en combinatie van filters: 
  • dag
  • week
  • maand
  • jaar
    
    
    
  dataset volledige vraag (als "niet tonen op planbord" bij de fase wordt aangezet dan onderliggende volledige vragen van die fase niet meetellen; en/of als "niet tonen op planbord" bij het project wordt aangezet, dan onderliggende volledige vragen van dat project niet meetellen) 
  (personeel en steekproef entiteit 1): getest met alle filters en combinatie van filters: 
  • dag
  • week
  • maand
  • jaar
    N.B. de volledige vraag in de queue openstaande vraag niet meetellen als openstaande vraag.
    N.B.: de volledige vragen van voorgedefinieerde projecten niet meenemen in rapportages
    
    
    
• dataset resterende vraag (als "niet tonen op planbord" bij de fase wordt aangezet dan onderliggende resterende vragen van die fase niet meetellen; en/of als "niet tonen op planbord" bij het project wordt aangezet, dan onderliggende resterende vragen van dat project niet meetellen) 
  (personeel en steekproef entiteit 1): getest met alle filters en combinatie van filters: 
  • dag
  • week
  • maand
  • jaar
    N.B.: resterende vragen van voorgedefinieerde projecten niet meenemen in rapportages
    N.B.: resterende vraag wordt berekend op basis van de volledige vraagplaatsing (vraagplanblokje) min de bijbehorende project-toekenningen. 

  
  
  

• dataset resterende beschikbaarheid (als de resource op "niet tonen op planbord" wordt gezet, dan worden de project-toekenningen , afwezigheid-toekenningen en activiteit-toekenningen van die resource niet meegeteld voor de resterende beschikbaarheid; als "niet tonen op planbord" bij de fase wordt aangezet dan onderliggende project-toekenningen van die resource op de onderliggende vraag van die fase niet meetellen voor de resterende beschikbaarheid; en/of als "niet tonen op planbord" bij het project wordt aangezet, dan onderliggende project-toekenningen van die resource op  de onderliggende vraag van dat project niet meetellen voor de resterende beschikbaarheid)   
  (personeel en steekproef entiteit 1): getest met alle filters en combinatie van filters: 
  • dag
  • week
  • maand
  • jaar
    N.B.: resterende beschikbaarheid wordt berekend op basis van totaal van beschikbaarheid-planblokjes min bijbehorende toekenningen. 
    N.B.: toekenningen die niet onder een beschikbaarheid-planblokje staan worden genegeerd bij de rekenslag voor de resterende beschikbaarheid..
    De toekenning wordt alleen geminderd met het (aantal dagen * dagwaarde) dat de toekenning de beschikbaarheid overlapt.
    
    
  
  

  
  
  
  Rekenslagen in de universele rapportage bij “plannen met dagdelen”
  Elke rekenslag vindt plaats per dag en geeft een dagwaarde.
  
  
  
  Aangepaste rekenslag bij een vraagplaatsing (vraagplanblokje) over meerdere dagen bij “plannen met dagdelen”
  Een vraag over meerdere weken (over 16 dagen): dan totaal gevraagd uur minus totaal toegekend uur (100 - 60 = 40 uur resterende vraag, of 100 uur volledige vraag).

   

  Dan wordt de dagwaarde resterende vraag: (100-60) / 16 = 2,5 uur resterende vraag per dag. 
  Bij "groeperen per week" van de rapportage, is dat per week 7 x 2,5= 17,5  uur weekwaarde resterende vraag; en in de restweek van 2 dagen: 2 x 2,5 = 5,0 uur weekwaarde resterende vraag.

   

  Dan wordt de dagwaarde volledige vraag: 100/16 = 6,25 uur volledige vraag per dag. 

  Bij "groeperen per week" van de rapportage, is dat per week 7 x 6,25 = 43,75 uur weekwaarde volledige vraag;  en in de restweek van 2 dagen: 2 x 6,25 = 12,5 uur weekwaarde volledige vraag.

   

  

   

  
  

   
  
  

  Dezelfde rekenslag is toegepast voor de resterende beschikbaarheid over meerdere dagen bij “plannen met dagdelen”
  Een beschikbaarheid-planblokje over meerdere dagen: dan totaal beschikbaar minus totaal toegekend (aan project-toekenningen, afwezigheid-toekenningen en activiteit-toekenningen).
  De toekenning wordt alleen geminderd met het (aantal dagen * dagwaarde) dat de toekenning de beschikbaarheid overlapt.

  Dan wordt de dagwaarde volledige beschikbaarheid: bij een beschikbaarheid-planblokje over 7 dagen met 40 beschikbare uren: 40/7= 5.71 uur dagwaarde volledige beschikbaarheid.

  Dan wordt de dagwaarde resterende beschikbaarheid: bij een beschikbaarheid-planblokje over 7 dagen met 40 beschikbare uren en totaal aantal uur aan toekenningen binnen de scoop van dat beschikbaarheid-planblokje van 37 uur: (40-37)/7= 0.43 uur dagwaarde resterende beschikbaarheid.

  
  

   

  Dezelfde rekenslag is toegepast voor de afwezigheden, activiteiten, beschikbaarheden en project-toekenningen over meerdere dagen bij “plannen met dagdelen”
  Een afwezigheid-planblokje, of een activiteit-planblokje, of een project-toekenplanblokje, of beschikbaarheid-planblokje over meerdere dagen: dan wordt de dagwaarde afwezigheid, activiteit, project-toekenning, beschikbaarheid : bij een afwezigheid-planblokje of activiteit-planblokje of project-toekenplanblokje of beschikbaarheid-planblokje over 7 dagen met 40 uren: 40/7= 5.71 uur dagwaarde afwezigheid, activiteit, beschikbaarheid, project-toekenning.
  
  
  
   N.B. bij “plannen met exacte tijden”  wordt de “dagwaarde” bepaald door het exacte aantal uur dat binnen een dag valt.
  
  
  N.B.: de project-afdeling filtert de vraagregels waar de afdeling in is vastgelegd.
  Vraagplanblokjes zijn lid van een vraagregel.
  Een vraagregel is lid van een project-afdeling.
  Met het filter "project-afdeling" worden in de rapportage alleen die vraagplanblokjes gefilterd, die lid zijn van vraagregels waarin dezelfde project-afdeling is vastgelegd.